【F-1 学习】如何写email?

学习写一封英文的电子邮件对留学生来说十分重要。本文介绍如何起电子邮件标题，以及如何写信件开头、正文、以及结尾的问候语。

对美国留学生来说，知道如何写一封得体的电子邮件十分重要。许多同学在第一次和教授见面前，都是先用电子邮件沟通。因此，你的邮件代表了你给对方的第一印象。如果你不知道如何撰写电子邮件，那么这篇文章正是为你准备的。

如何写电子邮件标题？

标题是收件人最先看到的内容，会影响收件人是否打开邮件。标题的作用是让收件人快速了解电子邮件的主旨。以下是取标题的要点：

• 简短明确：标题必须简短，同时又能清晰表达邮件的目的，例如“Appointment for Office Hours”，或者“Application Portal Issues”。

• 利用关键词：标题需要包含邮件的关键词，方便收信人搜索和查找。例如在提交作业时，将标题带上自己的名字。

• 使用行动导向的语言：当你需要收件人立即采取行动时，可以适当使用行动导向的语言，如“Have We Submitted the Report?”（但不建议给教授发邮件时这么写）。

开头的称呼

• “Dear X,”

“Dear”适用于大多数情境。后面可以直接加对方名字，或者按照对方身份写“职称 + Surname”。如果教授姓Wang，就写“Dear Professor Wang,”。如果是行政人员、讲师或博士后，可以在"Dear"后面写“Mr./Ms./Dr. + surname”，例如“Dear Dr. Cooper”。

写email给同学或者关系比较近的教职员工，也可以只在“Dear”后面加first name。

• “To Whom It May Concern”/“Dear Sir. or Madam,”

在不知道对方的姓名或性别时使用。如果你给学校的某个办公室或校外组织寄信，但没有明确的对接人，就使用以上两种表达方式。

• “Hi X,”

写给同学或熟悉的朋友，可以直接写“Hi +First Name”。如果对熟人用“Dear”反而显得生疏。

邮件正文

• 问候对方：电子邮件的第一段通常是问候语，例如“Hope this email finds you well”或“Hope you're doing well”。

• 明确表达意图：每一封邮件都要有明确的意图。在问候对方后，就要切入正题，提出你的目的或诉求，节省读者时间。常用的句式是“I am writing to......”。

• 简洁：保持简短，避免不必要的细节。一个要点只用一个简短的段落表达即可。在提及重要日期时，可以用底线或粗体进行强调。

• 预判问题：在邮件中解答可能的疑问，提高效率，节省时间。

• 顶格与空行：段落开头无需空格，直接顶格到最左边。每两个段落之间需要空一行。

结尾

英文电子邮件有固定的问候语来进行结尾。从正式到非正式的表达方式依序为：

• “Cordially” （商务场合使用）

• “Sincerely” or “Sincerely yours”（给不熟的教职员工写信时使用）

• “Regards” or “Best regards”（给认识的教职员工写信时使用）

• “Best”

• “With thanks”

最后不要忘记署名。